En tant que propriétaire, vous serez convié annuellement à une assemblée générale par votre syndic. Cette réunion rassemble les membres du syndicat des copropriétaires de votre immeuble et a pour objectif d’approuver, par un vote de l’ensemble des copropriétaires, les dépenses de l’année passée et le budget de celle à venir. Elle permet aussi d’aborder les points nécessaires à l’administration de l’immeuble. Chaque décision votée en assemblée générale fait l’objet d’un procès-verbal transmis à tous les propriétaires.
La convocation à une AG de copropriété
Votre syndic de copropriété a l’obligation d’organiser, une fois par an, une assemblée générale de copropriété. Une convocation contenant l’ordre du jour mais également la date, l’heure et le lieu de la réunion vous sera transmise par lettre recommandée au minimum 21 jours avant cet événement. L’assemblée générale de copropriété doit se réunir dans la commune où votre immeuble est situé mais sachez que le règlement de copropriété peut prévoir un lieu différent. Il est également possible de déroger à cette règle par un vote favorable en assemblée générale.
Vous ne pouvez-vous rendre sur place ?
Bien que votre présence soit attendue, si vous ne pouvez-vous rendre disponible, vous avez la possibilité de donner votre pouvoir à la personne de votre choix (que la personne soit copropriétaire ou non au sein de la résidence – hormis le syndic) et en qui vous avez confiance ! Pour ce faire, vous devez lui remettre le pouvoir joint à votre convocation dûment complété et signé par vos soins. Un votant ne peut recevoir plus de 3 pouvoirs (sauf si le total des voix qu’il représente ne dépasse pas 10 % du total des voix). Depuis peu, il est désormais possible d’assister à une assemblée générale de copropriété en visioconférence ou audioconférence ! Pratique mais pensez bien à en informer le syndic 3 jours francs au plus tard avant l’AG.
Le déroulé de l’assemblée générale
Une fois sur place, vous serez invité à signer la feuille de présence pour pouvoir participer au vote. Si vous suivez l’AG à distance par un moyen de communication électronique, vous serez mentionné comme participant à distance, vous n’aurez donc pas à signer la feuille de présence a posteriori.
Par la suite, le bureau sera élu par les membres présents pour être constitué d’un président de séance (obligatoire) qui supervise les débats, d’un ou plusieurs scrutateurs (non obligatoires) qui assiste(nt) le président notamment dans la comptabilisation des votes) et d’un secrétaire (très souvent le syndic) qui sera responsable de la rédaction du procès-verbal à faire signer au bureau élu et à diffuser aux copropriétaires à l’issue de l’assemblée ; et ce dans un délai d’un mois.
Un fois le bureau élu, la séance pourra débuter et l’ensemble des projets de résolution intégrés à l’ordre du jour pourra être soumis au vote selon les règles de majorité préétablies.
L’ordre du jour d’une AG de copropriété
L’assemblée générale a pour objectif de faire voter l’approbation des dépenses de l’exercice écoulé et l’approbation du budget de l’exercice à venir.
C’est aussi lors de cette réunion que se prennent la majeure partie des décisions-clé pour le bon fonctionnement de la copropriété : l’administration de l’immeuble comme l’alimentation du Fonds travaux rendu obligatoire par la Loi ALUR, les travaux de mise en conformité si nécessaires, les travaux d’amélioration, d’éventuelles autorisations de travaux à donner à un copropriétaire qui en ferait la demande, ou tout autre point qu’un ou plusieurs copropriétaires souhaiteraient porter au vote du syndicat des copropriétaires.
Le vote
Chaque propriétaire dispose d’un nombre de tantièmes correspondant à son ou ses lots ; ce qui lui permet de prendre part aux résolutions soumis au vote lors de l’assemblée générale.
Un copropriétaire peut voter « pour », contre » ou « abstention ». Le vote s’effectue à main levée pour permettre d’identifier les copropriétaires participant au vote, tout en comptabilisant leurs tantièmes respectifs. Ceux ayant voté, par correspondance en amont de la réunion, verront leurs consignes de vote appliquées également dans le respect du formulaire réceptionné et comptabilisé en amont par le syndic. A l’issue du vote pour chaque résolution, le secrétaire indique si celle-ci est « adoptée » ou « refusée ».
Si un copropriétaire arrive en retard ou part avant la fin de la séance, ses heures d’arrivée et de départ doivent être consignées sur la feuille de présence pour qu’il soit considéré comme défaillant pour les décisions votées avant son arrivée ou après son départ. Toutefois, c’est à lui de se manifester auprès du secrétaire de séance à son arrivée tardive ou lors de son départ anticipé.
Le procès-verbal de l’AG
Un mois après l’AG, vous recevrez le procès-verbal décrivant l’ensemble des décisions prises. Cette notification est réalisée par lettre recommandée avec accusé de réception pour les absents mais aussi pour les opposants (est considéré opposant la personne qui vote différemment du résultat de vote que ce soit pour un ou plusieurs résolutions). Les membres présents et représentés, dont l’ensemble des votes ont suivi la majorité, recevront le PV par courrier simple. Il est possible de recevoir ce document par voie dématérialisée en vous rapprochant de votre syndic.
Ce sujet vous intéresse et vous avez envie d’en apprendre davantage sur la copropriété, n’hésitez pas à lire notre article dédié.
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